Reembolso de despesas de trabalho: qual a melhor prática?

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O reembolso de despesas de trabalho é um processo com implicações significativas para a empresa e para os funcionários. Conheça as melhores práticas.

As despesas corporativas dos funcionários relacionadas a viagens, alimentação, hospedagem, entre outras, devem ser reembolsadas pela empresa. É um processo importante que, para ser eficaz, é necessário definir uma prática de reembolso.

O processo de reembolso de despesas envolve diferentes setores, relatórios, recibos e comprovantes, o que dificulta a sua gestão. No entanto, ela é fundamental no planejamento financeiro da empresa, a fim de evitar erros e minimizar prejuízos, afinal, a saúde de qualquer negócio depende de uma organização financeira eficaz.

Para te ajudar a melhorar a saúde financeira da sua empresa, vamos falar sobre as melhores práticas de reembolsos de despesas de trabalho. Confira!

Reembolso de despesas: melhores práticas

Para otimizar o processo de reembolso de despesas dos seus funcionários, você precisa de um bom planejamento. A seguir, listamos cinco pontos fundamentais que servirão de base para o seu plano de ação. Confira!

Defina quais despesas são reembolsáveis

Mesmo que você já tenha um plano de reembolso, é importante analisá-lo constantemente e fazer atualizações, sempre que necessário. O primeiro passo é definir quais são as despesas reembolsáveis e organizá-las em um documento que deve ser entregue para toda a equipe.

É muito importante que todos saibam exatamente quais despesas são reembolsáveis para evitar dores de cabeça e desgastes posteriores. Algumas delas são óbvias, como passagens aéreas para viagem e negócios, hospedagem e alimentação. No entanto, é importante deixar claro quais outras despesas, como jantar com clientes, por exemplo, serão reembolsadas.

Crie uma política de reembolso

Após descrever quais despesas são reembolsáveis, crie uma política de reembolso, ou seja, defina como ele será feito e o que o funcionário precisa fazer. Por exemplo, é importante definir como os recibos serão entregues, para quem e com qual periodicidade. Os gestores podem definir um calendário para entrega de recibos e prazo para o pagamento.

Os funcionários precisam saber em quanto tempo eles serão reembolsados. Uma dica é definir prazos fixos: 2 semanas para entregar os relatórios de despesas e mais 2 semanas para o reembolso, por exemplo. Uma boa política de reembolso dá consistência e clareza aos processos, além de facilitar a gestão das despesas.

Defina quando será necessário comprovante

Na maioria dos planos de prestação de contas, os funcionários são reembolsados ​​por despesas de trabalho quando fornecem recibos e/ou comprovantes. No entanto, algumas empresas não fazem essa exigência e trabalham de outra forma.

Um exemplo é o subsídio de alimentação para funcionários que viajam a negócios. Ao invés de trabalhar com reembolso, as empresas fornecem um valor pré-estabelecido por dia para o empregado usar nas refeições. Se ele exceder o valor, é sua responsabilidade pagar a diferença. Caso contrário, se não gastar tudo, pode usar o restante para outras despesas de trabalho.

Confira os relatórios

A descrição e o monitoramento cuidadosos de sua política de reembolso de despesas deve ser contínuo: acompanhe de perto todas as movimentações. Quando você automatiza os pagamentos da sua empresa, toda a gestão é facilitada. Seja qual for a sua política de reembolso, é fundamental ter controle sobre todos os gastos para não prejudicar a saúde financeira da empresa.

Usufrua dos recursos tecnológicos

Não podemos negar os avanços que a tecnologia traz para os processos de gestão, inclusive a financeira. Por isso mesmo, não tenha medo e use os diversos recursos tecnológicos a seu favor!

A automação de processos facilita a gestão de despesas e otimiza o tempo. Preencher planilhas faz parte do passado. Hoje, os gestores podem contar com softwares e plataformas digitais que oferecem soluções muito mais práticas e seguras, como é o caso da BPP

Utilizando nossos serviços, o gerenciamento de reembolsos corporativos é muito mais prático e unificado. Saiba como:

Como o BPP Corp pode te ajudar

As empresas, hoje em dia, para crescer, precisam estar atentas às inovações tecnológicas. Soluções digitais, como o BPP Corp, facilitam a gestão de despesas e agilizam a comprovação de gastos corporativos.

O BPP Corp é uma plataforma segura que ajuda a sua empresa e simplifica a gestão de despesas de trabalho. Uma solução digital que potencializa o controle dos gastos corporativos e evita a perda de tempo com comprovantes, planilhas e formulários, aumentando os resultados da sua empresa.

Como o BPP Corp funciona

Quer ter mais controle dos gastos dos seus funcionários? O BPP Corp é a solução digital que vai ajudar você a conquistar uma gestão de despesas de trabalho prática, transparente e segura.

O BPP Corp é um produto para gestão de despesas corporativas (plataforma). Funciona assim: cartões pré-pagos são distribuídos aos colaboradores, sendo que o gestor é quem define o valor que será depositado para cada um usar nas despesas de trabalho.

A solução digital da BPP facilita a gestão de despesas corporativas e a prestação de contas. Com o cartão pré-pago, é possível realizar transferências na hora, ajudando na solução imediata de problemas e demandas.

Além disso, os gestores acompanham todas as movimentações dos cartões pela plataforma digital diretamente do computador, tablet ou telefone. Com o BPP Corp cada funcionário ou setor tem seu próprio cartão e o gestor o carrega sempre que necessário.

O reembolso de despesas de trabalho exige uma gestão eficaz e organizada. O que você está esperando? Peça o seu BPP Corp agora mesmo e contribua com a saúde financeira da sua empresa.

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