O reembolso de despesas é um processo lento e burocrático.
Buscar soluções para otimizá-lo favorece a gestão financeira e aumenta
os resultados da empresa.
Quando um funcionário tem um custo externo — como hospedagem e alimentação em viagens, um almoço ou jantar com clientes, estacionamento, entre outros — ele precisa ser reembolsado pela empresa posteriormente.
O reembolso de despesas envolve muitos processos e setores, o que dificulta a sua gestão. São infinitos relatórios, recibos e comprovantes, que fica difícil gerenciar de forma simples e prática esse processo que, de tão lento, acaba gerando uma enorme dor de cabeça nos gestores.
Uma boa gestão de despesas é um dos fatores mais importantes no planejamento financeiro de uma empresa, pois muitos erros e prejuízos podem ser evitados. Embora não seja uma tarefa tão difícil, manter as finanças em ordem e organizadas é essencial para a saúde de qualquer negócio.
Quer saber como otimizar o reembolso de despesas e tornar a gestão financeira da sua empresa mais eficaz? Confira as dicas que preparamos para você.
5 dicas para otimizar o reembolso de despesas
Defina a política de gastos corporativos
Esse é o primeiro passo para organizar a ‘casa’: definir as regras. Todos os funcionários precisam saber exatamente quanto podem gastar em uma ação fora da empresa — qual o limite para alimentação e hospedagem em uma viagem, por exemplo — e quais os gastos são passíveis de reembolso e quais não são.
As empresas que trabalham reembolsando seus funcionários precisam definir uma política clara de regras dos gastos corporativos: bem planejada e baseada em dados reais, de acordo com a realidade de cada organização.
Dessa forma, situações desagradáveis são evitadas — como gastos excessivos de funcionários — com soluções simples para problemas ligados às despesas fora da empresa.
Crie um processo de reembolso
Com uma política de gastos corporativos bem definida e organizada, é o momento de se estabelecer um processo de reembolso, ou seja, definir a forma como ele será realizado. Como os funcionários serão reembolsados após pagaram por despesas externas que tiveram enquanto trabalhavam?
Em primeiro lugar, é preciso definir como o funcionário irá comprovar o seu gasto: ele precisará apresentar notas fiscais? Além desta, outras perguntas devem ser respondidas, tais como:
- Como ele irá entregar seu relatório de despesas: por e-mail, pessoalmente, em uma planilha ou através de uma plataforma digital?
- De quanto em quanto tempo o colaborador deve pedir o reembolso: semanalmente, de quinze em quinze dias ou uma vez ao mês?
- Quem será o responsável por aprovar o reembolso?
- Quanto tempo depois de apresentar o relatório de despesas o funcionário será reembolsado?
Todas essas perguntas devem ser respondidas e transformadas em um processo padrão de reembolso de despesas, que seja acessível a todos que trabalham na empresa. A organização que essa padronização proporciona favorece a gestão fluida e eficaz dos gastos.
Faça pagamentos somente com os comprovantes
O reembolso só deve acontecer com a apresentação dos comprovantes de despesa. Essa é uma regra simples e clara, que evita muita dor de cabeça e situações constrangedoras. Não tem como o gestor ter controle sobre possíveis perdas de comprovante dos seus funcionários, pois esse tipo de situação dá brecha para fraudes.
Com essa regra definida, os colaboradores irão redobrar a atenção na hora de guardar os comprovantes das suas despesas, pois sabem que dependem deles para serem reembolsados.
Confira os relatórios sempre
Conferir os relatórios de despesas dos funcionários parece — e realmente é — uma tarefa chata, burocrática e cheia de detalhes. No entanto, ela é essencial para manter as finanças em ordem.
Não se trata de apostar na confiança que se tem nos colaboradores, todos os relatórios — sem exceção — devem ser checados para evitar prejuízos muito maiores do que o tempo que se gasta com esta tarefa.
Com o avanço da tecnologia, os processos manuais como esse — conferir relatórios — parecem ainda mais lentos e desnecessários. O que se pode fazer para tornar a gestão mais eficaz, é buscar alternativas e soluções que tornem esse processo mais rápido e automatizado, mas nunca deixar de fazê-lo.
Use a tecnologia a seu favor
Sim, a tecnologia traz avanços consideráveis para os processos de gestão em geral, inclusive a financeira — saiba usá-la a seu favor e não tenha medo dela. O que a princípio pode parecer complicado, com o tempo deixa de ser um bicho de sete cabeças e agiliza a sua vida de tal forma que você não entende como viveu sem essa solução até hoje.
Os processos manuais são dispendiosos e consomem muito tempo, enquanto as soluções tecnológicas são cada vez mais acessíveis e fáceis de usar, ainda que alguns gestores resistem a elas. Fazer planilhas para processos de reembolso de despesas é cada vez mais ultrapassado — softwares e plataformas digitais oferecem soluções muito mais práticas e seguras.
Nos dias de hoje, quem quer avançar e crescer precisa estar atento às inovações oriundas do avanço da tecnologia. Buscar soluções digitais que facilitem o gerenciamento de custos da sua empresa e agilizem a comprovação de gastos corporativos é a melhor forma de otimizar a gestão de despesas.
O BPP Corp é uma plataforma segura que ajuda a sua empresa e simplifica a gestão das despesas da sua equipe. Uma solução digital que potencializa o controle dos gastos corporativos e evita a perda de tempo com comprovantes, planilhas e formulários, aumentando os resultados da sua empresa.
O processo de reembolso de despesas exige uma administração eficaz e organizada, o que minimiza erros e evita prejuízos.
