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5 dicas para otimizar o reembolso de despesas para funcionários da sua empresa

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O reembolso de despesas é um processo lento e burocrático.
Buscar soluções para otimizá-lo favorece a gestão financeira e aumenta
os resultados da empresa.

Quando um funcionário tem um custo externo — como hospedagem e alimentação em viagens, um almoço ou jantar com clientes, estacionamento, entre outros —  ele precisa ser reembolsado pela empresa posteriormente.

O reembolso de despesas envolve muitos processos e setores, o que dificulta a sua gestão. São infinitos relatórios, recibos e comprovantes, que fica difícil gerenciar de forma simples e prática esse processo que, de tão lento, acaba gerando uma enorme dor de cabeça nos gestores.

Uma boa gestão de despesas é um dos fatores mais importantes no planejamento financeiro de uma empresa, pois muitos erros e prejuízos podem ser evitados. Embora não seja uma tarefa tão difícil, manter as finanças em ordem e organizadas é essencial para a saúde de qualquer negócio.

Quer saber como otimizar o reembolso de despesas e tornar a gestão financeira da sua empresa mais eficaz? Confira as dicas que preparamos para você.

5 dicas para otimizar o reembolso de despesas

Defina a política de gastos corporativos

Esse é o primeiro passo para organizar a ‘casa’: definir as regras. Todos os funcionários  precisam saber exatamente quanto podem gastar em uma ação fora da empresa —  qual o limite para alimentação e hospedagem em uma viagem, por exemplo — e quais os gastos são passíveis de reembolso e quais não são.

As empresas que trabalham reembolsando seus funcionários precisam definir uma política clara de regras dos gastos corporativos: bem planejada e baseada em dados reais, de acordo com a realidade de cada organização.

Dessa forma, situações desagradáveis são evitadas — como gastos excessivos de funcionários — com soluções simples para problemas ligados às despesas fora da empresa.

Crie um processo de reembolso

Com uma política de gastos corporativos bem definida e organizada, é o momento de se estabelecer um processo de reembolso, ou seja, definir a forma como ele será realizado. Como os funcionários serão reembolsados após pagaram por despesas externas que tiveram enquanto trabalhavam?

Em primeiro lugar, é preciso definir como o funcionário irá comprovar o seu gasto: ele precisará apresentar notas fiscais? Além desta, outras perguntas devem ser respondidas, tais como:

  • Como ele irá entregar seu relatório de despesas: por e-mail, pessoalmente, em uma planilha ou através de uma plataforma digital?
  • De quanto em quanto tempo o colaborador deve pedir o reembolso: semanalmente, de quinze em quinze dias ou uma vez ao mês?
  • Quem será o responsável por aprovar o reembolso?
  • Quanto tempo depois de apresentar o relatório de despesas o funcionário será reembolsado?

Todas essas perguntas devem ser respondidas e transformadas em um processo padrão de reembolso de despesas, que seja acessível a todos que trabalham na empresa. A organização que essa padronização proporciona favorece a gestão fluida e eficaz dos gastos.

Faça pagamentos somente com os comprovantes

O reembolso só deve acontecer com a apresentação dos comprovantes de despesa. Essa é uma regra simples e clara, que evita muita dor de cabeça e situações constrangedoras. Não tem como o gestor ter controle sobre possíveis perdas de comprovante dos seus funcionários, pois esse tipo de situação dá brecha para fraudes.

Com essa regra definida, os colaboradores irão redobrar a atenção na hora de guardar os comprovantes das suas despesas, pois sabem que dependem deles para serem reembolsados.

Confira os relatórios sempre

Conferir os relatórios de despesas dos funcionários parece — e realmente é — uma tarefa chata, burocrática e cheia de detalhes. No entanto, ela é essencial para manter as finanças em ordem.

Não se trata de apostar na confiança que se tem nos colaboradores, todos os relatórios — sem exceção —  devem ser checados para evitar prejuízos muito maiores do que o tempo que se gasta com esta tarefa.

Com o avanço da tecnologia, os processos manuais como esse — conferir relatórios —  parecem ainda mais lentos e desnecessários. O que se pode fazer para tornar a gestão mais eficaz, é buscar alternativas e soluções que tornem esse processo mais rápido e automatizado, mas nunca deixar de fazê-lo.

Use a tecnologia a seu favor

Sim, a tecnologia traz avanços consideráveis para os processos de gestão em geral, inclusive a financeira —  saiba usá-la a seu favor e não tenha medo dela. O que a princípio pode parecer complicado, com o tempo deixa de ser um bicho de sete cabeças e agiliza a sua vida de tal forma que você não entende como viveu sem essa solução até hoje.

Os processos manuais são dispendiosos e consomem muito tempo, enquanto as soluções tecnológicas são cada vez mais acessíveis e fáceis de usar, ainda que alguns gestores resistem a elas. Fazer planilhas para processos de reembolso de despesas é cada vez mais ultrapassado — softwares e plataformas digitais oferecem soluções muito mais práticas e seguras.

Nos dias de hoje, quem quer avançar e crescer precisa estar atento às inovações oriundas do avanço da tecnologia. Buscar soluções digitais que facilitem o gerenciamento de custos da sua empresa e agilizem a comprovação de gastos corporativos é a melhor forma de otimizar a gestão de despesas.

BPP Corp é uma plataforma segura que ajuda a sua empresa e simplifica a gestão das despesas da sua equipe. Uma solução digital que potencializa o controle dos gastos corporativos e evita a perda de tempo com comprovantes, planilhas e formulários, aumentando os resultados da sua empresa.

O processo de reembolso de despesas exige uma administração eficaz e organizada, o que minimiza erros e evita prejuízos.

Assista ao vídeo e saiba mais sobre o BPP Corp:

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